Политика за защита на личните данни

ПОЛИТИКА ЗА ЗАЩИТА НА ЛИЧНИТЕ ДАННИ

1. КОИ СМЕ НИЕ – ИНФОРМАЦИЯ ЗА АДМИНИСТРАТОРА НА ЛИЧНИ ДАННИ

1.1. Ние сме БЕНЕФИТ СИСТЕМС БЪЛГАРИЯ ООД, регистрирано в българския Търговски регистър под ЕИК 203418971, със седалище и адрес на управление в гр. София 1612, р-н Красно село, ул. Юнак 11-13, ет.1, (по-надолу наричано „Бенефит Системс“, „Ние“, „Нас“).

1.2. Ние полагаме всички необходими грижи и усилия, за да гарантираме, че личните ви данни се обработват според изискванията на приложимото законодателство, включително според Регламент (ЕС) 2016/679 на Европейския парламент и на Съвета от 27 април 2016 година относно защитата на физическите лица във връзка с обработването на лични данни и относно свободното движение на такива данни и за отмяна на Директива 95/46/EО (по-надолу „Общ регламент относно защитата на данните” или „GDPR”).

1.3. Бенефит Системс поставя като приоритет сигурността на данните, които обработва. Ние сме разработили необходимите политики и процедури в тази връзка. Провеждаме обучения на нашия персонал по въпросите за защитата на лични данни, поверителността и сигурността на данните. В допълнение, Ние проверяваме регулярно моделите за сигурност на данните, обработвани от Нас.

1.4. За да предоставяме услугите си, Ние обработваме определени лични данни. Целта на тази Политика е да информира относно обхвата на данните, които обработваме, целите, правните основания за обработването, сроковете на обработване, лицата, на които данните могат да бъдат разкрити, и друга изискуема от закона информация.

2. ДАННИ ЗА ВРЪЗКА С БЕНЕФИТ СИСТЕМС БЪЛГАРИЯ ООД

2.1. Данните за връзка с Бенефит Системс България ООД са:

адрес: България, гр. София 1612, ул. Юнак 11-13, ет. 1;

и-мейл: dpo@benefitsystems.bg;

телефон: +359 2 820 57 70 и +359 879 280 284;

3. Какви лични данни обработваме, защо и на какво правно основание? Как събираме личните данни, които обработваме

3.1. Лични данни във връзка с издаването и ползването на карти MultiSport и MultiSport Kids

– тук се включват всички физически лица, които ползват карта MultiSport, включително редовна карта; тестова карта, както и лица, които ползват карти MultiSport Kids.

3.1.1. За да издаде карта MultiSport на конкретен ползвател, Бенефит Системс събира име и фамилия на ползвателя, както и името на компанията клиент, която заплаща на Бенефит Системс ползването на цената на картата по договор, сключен между Бенефит Системс и компанията клиент. Ние получаваме тези данни от компанията клиент и тези данни се отпечатват на картата MultiSport заедно с уникалния номер (баркод) на картата MultiSport.. В случай че имаме сключен договор с Вас , като заявител за на карта MultiSport за Ваш придружител, Ние събираме тези данни от Вас. Данните за лицата, които ползват карта Multisport за придружител, се събират от лицето, което плаща на Нас цената на придружителската карта MultiSport, а именно компанията клиент, с която имаме сключен договор, или от лицето-ползвател на карта MultiSport, с което имаме сключен договор.

3.1.2. За да може да издаде карта MultiSport Kids, Бенефит Системс е необходимо да получи името и фамилията на детето, което ще ползва картата MultiSport Kids, съгласието на негов родител/законен представител за издаване на картата MultiSport Kids, месец и година на раждане. Тези данни са необходими на Бенефит Системс, тъй като различни услуги, които са включени в Програма MultiSport Kids, могат да се ползват от деца на различна възраст, а също и от съображения за сигурност на децата – за да може да се идентифицира ползвателя на картата MultiSport Kids при посещение в спортен обект. Пълнолетните родители, които заявят за ползване карта MultiSport Kids за свое дете, е необходимо да предоставят и свой и-мейл адрес, в случай че желаят да попълнят онлайн съгласие за обработване на данните на ползвател на MultiSport Kids карта, заявенa от тях.

3.1.3. Ако договор за предоставяне на услуги по програма MultiSport и MultiSport Kids между Бенефит Системс и компания клиент/лице-ползвател на карта MultiSport (ако има такъв договор) предвижда такса за преиздаване на карта поради загуба/кражба/счупване/повреда, Бенефит Системс може да съхранява информация за броя случаи, в които конкретна карта е обявена за загубена/ открадната/счупена/повредена.

3.1.4. За да може ползвател на карта МultiSport/MultiSport Kids да използва спортни, възстановителни и други услуги, включени в програма MultiSport или програма MultiSport Kids чрез издадената му/ѝ карта, Бенефит Системс обработва информация за посетените спортни обекти, дати на посещения и услугите, използвани от съответния ползвател. Тази информация се събира от Нас чрез служителите на посетените спортни обекти. Тази информация ни е необходима, за да изпълним финансовите си задължения към лицата, които управляват спортните/възстановителни центрове, включени в Програма MultiSport/MultiSport Kids, и да проверим дали отчетените спортни/възстановителни услуги са реално използвани от ползвател на активна карта Multisport/MultiSport Kids.

Важно! Бенефит Системс не споделя с компаниите клиенти информация за посещенията на обектите, датите на посещенията, както и услугите, използвани от конкретен ползвател на карта, освен в случаите на установена злоупотреба с конкретна карта или нарушение на Условията за ползване на карти MultiSport или MultiSport Kids , и то само ако Бенефит Системс реши да упражни свое право по договор и да блокира конкретна карта MultiSport или MultiSport Kids, която е била използвана неправомерно.

3.1.5. Всички карти МultiSport и MultiSport Kids са персонални – те се издават на конкретни физически лица, за да бъдат ползвани лично от тях. За да може ползвател на карта да използва спортни, възстановителни и други услуги, включени в програма MultiSport или MultiSport Kids, при посещение в съответния обект, ползвателят на карта MultiSport или MultiSport Kids трябва да удостовери самоличността си, като покаже документ, издаден от компетентните държавни, общински, образователни или други институции, и съдържащ име, фамилия и снимка (например: лична ката, шофьорска книжка, студентска книжка, карта за градски транспорт и др). Това е необходимо, за да се направи проверка дали лицето, което реално ползва картата MultiSport/ MultiSport Kids в конкретния обект, е лицето, чието име е отпечатано на представената карта.

Важно! Бенефит Системс не изисква и не се нуждае от копия на документи за самоличност. Ето защо, ако от ползватели на карти MultiSport/ MultiSport Kids се изискат подобни копия на документи за самоличност, те са в правото си да откажат да ги представят и ги насърчаваме да се свържат с Бенефит Системс незабавно, за да информират за подобни практики.

3.1.6. За целите на превенция, установяване и справяне със случаи на злоупотреба с карти MultiSport/ MultiSport Kids (например непозволено използване) или нарушения на Условията за ползване на карти MultiSport/ MultiSport Kids (публикувани на този сайт или описани в съответните споразумения между Бенефит Системс и компаниите клиенти/лицата, които ползват карти въз основа на директен договор с Бенефит Системс), Бенефит Системс може да изиска ползвателите на карти да потвърдят своите посещения в конкретен спортен обект, подписвайки формуляр, който се намира в съответния обект, или да анализира вътрешно информация за активност на конкретна карта MultiSport/ MultiSport Kids.

3.1.8. За да може да обработва и отговаря на молби/ запитвания/ оплаквания, подадени от ползватели на карти MultiSport/ MultiSport Kids, Бенефит Системс може да обработи следните лични данни в зависимост от начина, по който е осъществен контактът с Бенефит Системс:

– име и фамилия на ползвателя на карта MultiSport/ MultiSport Kids, номер на картата MultiSport/ MultiSport Kids, наименование на компанията клиент;

– техен имейл адрес (ако комуникацията протича чрез имейл) или телефонен номер (когато комуникацията се провежда по телефон) или адрес (за запитвания/ искания/ оплаквания, изпратени по поща);

– информацията, съдържаща се в молбата/ запитването/оплакването.

– гласов запис на входящ и изходящ разговор с кол-център или наш служител.

3.1.9. За да може при необходимост да защити законовите си права срещу претенции на ползватели на карти MultiSport/ MultiSport Kids, на компании клиенти или на обекти, включени в Програми MultiSport/ MultiSport Kids, Бенефит Системс съхранява събраните лични данни на ползватели на карти MultiSport, описани по-горе, за известен период, посочен по-долу в настоящата Политика, след прекратяване на договора за услуги между Бенефит Системс и съответната компания клиент или на договора между Бенефит Системс и съответния обект или на договора между Бенефит Системс и съответния ползвател на карта (ако има сключен такъв).

3.1.10. За да отговори на изисквания на приложимо данъчно, счетоводно или друго законодателство за съхранение на документи за данъчно-осигурителен контрол, Бенефит Системс съхранява събраните личните данни на ползватели на карти, описани по-горе, за определен срок от време, посочен по-долу в настоящата Политика, след прекратяване на договора между Бенефит Системс и съответната компания клиент или на договора между Бенефит Системс и съответния обект, включен в Програма MultiSport/ MultiSport Kids, и/или на договора между Бенефит Системс и съответния ползвател на карта MultiSport (в случай на подобен договор). Причината за това е, че Бенефит Системс събира и използва описаните по-горе лични данни, за да изпълни финансовите си задължения към лицата, които управляват спортните/възстановителни центрове, включени в Програма MultiSport/MultiSport Kids, и да уреди финансовите си отношения с лицата, които заплащат към Бенефит Системс цената на картите MultiSport/MultiSport Kids.

3.1.11. За да може да информира ползвателите на карти MultiSport за добавянето на нови услуги или промени в мрежата от спортни и други обекти, включени в Програма / MultiSport Kids, или в Условията за ползване на карти MultiSport/ MultiSport Kids или други промени, свързани с програма MultiSport/ MultiSport Kids, Бенефит Системс може да обработи и-мейл адреси на лицата за контакт, посочени в договорите с компаниите клиенти.

С цел разширяване на мрежата от партньори (т.е. с цел добавяне на повече спортни обекти) Бенефит Системс може да обработва обобщена статистическа информация относно посещаваните спортни обекти или услугите, използвани от ползвателите на карти.

3.1.13. Целта на обработването на лични данни от Нас не е да създаваме индивидуални профили, да комбинираме бази данни или да осъществяваме някакъв вид рекламно таргетиране. Ние не осъществяваме автоматизирано вземане на решения без човешка намеса и не използваме автоматизирани системи с цел създаване на индивидуални профили на лицата, които ползват карта MultiSport/ MultiSport Kids. Случаите, в които може да бъде обработена информация относно ползването на конкретна карта MultiSport/MultiSport Kids, и то задължително от човек (служител на Бенефит Системс), са: при съмнение за нерегламентирано използване на конкретна карта MultiSport/MultiSport Kids за целите на проверка, установяване и справяне с последиците на неразрешено използване на карта MultiSport/MultiSport Kids или за целите на добавяне на нови спортни обекти към програма MultiSport/ MultiSport Kids, ако Бенефит Системс отчете повишен интерес към конкретна услуга.

3.1.14. За целите на осигуряване на високо качество на обслужването, включително с цел изясняване на детайли по молби/ запитвания/ оплаквания, подадени от ползватели на карти MultiSport/ MultiSport Kids, както и с цел упражняване на контрол на служителите и обучаване на служителите, с които Ползвателите разговарят, Бенефит Системс може да обработва гласови разговори, осъществени през телефонната централа на дружеството.

3.1.15. В случай, че сте избрал/а ползване на Дигитална карта Multisport, достъпна през приложението My multisport, също ще бъдат обработвани ваши лични данни. Дигиталната карта е функционалност, представляваща цифрова форма на персонална MultiSport Карта, която ви позволява да използвате спортни и развлекателни услуги в Спортните обекти. Конкретна информация за Дигиталната карта и данните, които се обработват, се съдържа в политиката за защита на данните на приложението, достъпна тук.

3.2. Лични данни на представители на контрагенти и лица за контакт с контрагенти

3.2.1. За да може Бенефит Системс да сключи договор със свой контрагент юридическо лице, независимо от това, дали това е партньор (т.е. лице, което управлява спортен, възстановителен или друг център), клиент (дружество работодател) или друг контрагент, Бенефит Системс обработва (проверява и използва) информация относно представителя на контрагента, който ще подпише договора. В случай че лицето, което подписва договора от името на контрагента, е пълномощник, Бенефит Системс ще събере и обработи и пълномощното като документ, който съдържа лични данни.

Тази информация е необходима, за да може Бенефит Системс да провери дали лицето, което подписва договора от името на контрагента, има надлежна представителна власт. Тези данни се събират директно от контрагента или от публично достъпни източници – Търговски регистър, Регистър Булстат.

3.2.2. За целите на осъществяване на контакт с контрагент на Бенефит Системс, който е юридическо лице, в договора с контрагента обикновено се включват и данни за контакт с конкретно физическо лице (телефонен номер и/или и-мейл адрес и/или име и фамилия). Тези данни се предоставят или се попълват в договора директно от самия контрагент. Тези данни се използват при необходимост от осъществяване на комуникация с лицето за контакт във връзка със сключването, изпълнението или прекратяването на договора с контрагента или при необходимост от подписване на документи посредством електронен подпис.

3.2.3. За целите на осигуряване на високо качество на обслужването по искания, въпроси и предложения за изменения или допълнения по договора с контрагента, разрешаване на проблеми, получаване на информация и съдействие във връзка с ползваната услуга и картите MultiSport/MultiSport Kids е възможно да записваме изходящи и входящи телефонни разговори на нашите служители с лицата за контакт, посочени от контрагента. Записват се единствено разговори, проведени през телефонната централа на дружеството.

3.2.4. В изпълнение на законови изисквания относно данните, които е необходимо да се впишат в счетоводни документи или регистри, данните относно законните представители на контрагенти могат да бъдат използвани и съхранени от Бенефит Системс при издаване на счетоводни документи, при отразяване на счетоводни документи в счетоводни регистри, при изпълнение на задължение за съхраняване на счетоводна документация и информация, при реализиране на правната защита на Бенефит Системс (при необходимост).

3.3.Лични данни на лица, кандидатстващи за работа. За да можем да оценим в каква степен сте подходящи за съответната позиция, обявена от „Бенефит Системс България“ ООД, за която кандидатствате, ние събираме определени Ваши лични данни, съгласно нашата Политика за обработване на лични данни на кандидати за работа.

3.4. Лични данни на лица, които използват контактните форми на уебсайта или по друг начин осъществяват комуникация с нас

3.4.1. Вие можете да ни изпращате въпроси, искания и да публикувате коментари по най-различни начини – например чрез попълване на форма за контакт, интегрирана на нашия уебсайт, както и чрез нашите профили и фен страници в социалните мрежи. За да можем да Ви идентифицираме и да обработим съобщението и да Ви изпратим нашия отговор (ако такъв е необходим), ние обработваме Ваши идентификационни данни и данни за контакт, които са попълнени при изпращането на съобщението до Нас.

3.4.2. Обработването на Вашите лични данни от нас е отделно и различно от обработването на данните Ви от администраторите на съответните социални мрежи за целите и на основанията, определени от тях.

3.4.3. Попълването на форма за контакт, изпращането до нас или публикуването от Вас на въпроси, запитвания и коментари е изцяло доброволно, осъществява се по Ваша инициатива и с Вашето съгласие. Личните Ви данни, обработвани за целите на преглед и обратна връзка на получени въпроси, запитвания и други изявления и за целите на публикуване на Ваши коментари на наши профили и фен страници в социалните мрежи, ще бъдат съхранявани от нас за период от 1 месец след обработване от нас на изявлението, отправено до Нас.

3.4.4. С цел подобряване на качеството и доказване предмета на разговора, е възможно да записваме и телефонни разговори, инициирани от наш служител, който осъществява комуникация с потенциални контрагенти, при използване на контактните данни, достъпни в публични регистри при предлагане на услуги с цел сключване на договор с Бенефит Системс. Записват се единствено разговори, проведени през телефонната централа на дружеството;

3.4.5. Лични данни, които обработваме във връзка със сигнали, подадени съгласно Закона за защита на лицата, подаващи сигнали или публично оповестяващи информация за нарушения (ЗЗЛСПОИН)

Бенефит Системс обработва в каналите за подаване на сигнали по ЗЗЛСПОИН следните видове лични данни: информация за идентификация на подателя на сигнала, като три имена, адрес, телефонен номер, имейл адрес, качество на лицето, което подава сигнала, информация за физическо лице, посочено в сигнала като лицето, извършило нарушението, или с което посоченото лице е свързано, като например три имена, месторабота, позиция; Информация за нарушения, която може да позволи да се направят изводи за дадено физическо лице.

3.5. Правни основания, на които обработваме лични данни

Бенефит Системс обработва горепосочените данни при следните правни основания:

3.5.1. легитимните интереси на Бенефит Системс, както са описани по-горе, а именно:

да предостави услугите по сключените договори с компаниите клиенти по начина, по който са описани в договорите, включително да издаде и достави картите MultiSport и MultiSport Kids;
да осигури възможността им да бъдат ползвани в съответните спортни обекти;
да изпълни финансовите си задължения към лицата, които управляват спортните/възстановителни обекти;
да проверява, установява и отстранява случаи на злоупотреба с карти MultiSport/ MultiSport Kids (например непозволено използване) или нарушения на Условията за ползване на карти MultiSport/ MultiSport Kids;
да търси и включва нови спортни обекти в програма MultiSport или програма MultiSport Kids;
да предоставя информация за нови включени спортни обекти на текущите си клиенти;
да обработва записи от разговори на служители на Бенефит Системс или кол-център;
при провеждане на маркетингови проучвания, в които се включват наши Клиенти;
да събира и обработва данни за контакт, предоставени чрез контактна форма на уебсайт на Бенефит Системс, чрез съобщение в социална мрежа, и-мейл, в телефонен разговор
при необходимост да осъществи своята правна защита при възникване на правни претенции към Бенефит Системс, както и легитимните интереси на Бенефит Системс при обработване на информация за нарушения, подадени по вътрешните канали по реда на ЗЗЛСПОИН.

3.5.2. изпълнение на задължения, предвидени в закона, например:

чл. 38 от Данъчно-осигурителен процесуален кодекс, чл. 12 от Закон за счетоводството и др. (например задължение за съхранение на документация за данъчно-осигурителен контрол);
Закона за защита на лицата, подаващи сигнали или публично оповестяващи информация за нарушения;
Закон за защита на личните данни;

3.5.3 съгласие за обработка на лични данни, дадено от родител на ползвател на карта MultiSport Kids,

3.5.4. изпълнение на договор, по който ползвателят на картата MultiSport е страна (в случай че е сключен такъв); за сключване на договор със свой контрагент юридическо лице, независимо от това, дали това е партньор

4. На кого могат да бъдат разкрити лични данни, които обработваме, и кои лица обработват лични данни от наше име

4.1. При условие, че разкриването на лични данни е в съответствие със съответните закони за защита на данните, Бенефит Системс разкрива или може да разкрие при необходимост следните лични данни на следните лица:
– печатници, отпечатващи картите – обикновено ние използваме външен доставчик за отпечатване на карти MultiSport или MultiSport Kids, на когото разкриваме единствено данните, които е необходимо да се отпечатат на картата – име и фамилия, име на дружество – клиент, с което ние имаме сключен договор за предоставяне на услуги по програма MultiSport/ MultiSport Kids, евентуално срок на валидност на картата (ако е приложимо) и уникален баркод, който се отпечатва на картата. На печатниците може да бъде разкрита и информация за офис адреса, на който следва да бъдат доставени отпечатаните карти;
– партньорите ни (спортни и възстановителни обекти) при регистриране на посещение на ползвател на карта MultiSport/ MultiSport Kids за използване на услуги в техния обект записват данни в нашата система и във формулярите, образци на които са изпратени от нас. Данните, които партньорите ни са инструктирани да събират, са само тези, които са описани в Условията за ползване на карти MultiSport/MultiSport Kids. В случай че партньорите желаят да събират лични данни различни от тези, които са описани в Условията за ползване на карта, те са самостоятелни администратори на лични данни и трябва да ви информират за обработването на лични данни от тях като самостоятелни администратори;
– клиенти (работодатели, сключили споразумение с Бенефит Системс) – в случай на установена злоупотреба с карти MultiSport/ MultiSport Kids или нарушаване на Условията за ползване, нарушаване на договор с последвало блокиране на конкретна карта MultiSport/ MultiSport Kids ние ще информираме клиента, който заплаща към нас цената на съответната карта. При упражняване на някое от описаните по-долу права като субекти на лични данни, може да бъде необходимо да разкрием на клиент информация за упражняването на тези права, в случай че за да се съобразим с правата ви, е необходимо да информираме клиента, който заплаща към нас цената на съответната карта MultiSport/ MultiSport Kids. При необходимост от заплащане на цена за издаване на дубликат на повредена/изгубена/открадната карта MultiSport/ MultiSport Kids информация за броя изгубвания/повреди/докладвани кражби може да бъде разкрита на компанията клиент, която заплаща на Нас цената на картата и издаването на дубликати (ако това е предвидено в договора);
– доставчици на допълнителни услуги, предлагани в рамките на програмата MultiSport/ MultiSport Kids (напр., но не само, организатори на спортни състезания или други събития, за които ползвателите на карти са изявили желание за участие, в този случай се разкриват само данните, необходими за участието в съответното събитие);
– дружества, осигуряващи информационните системи, които използваме, и поддръжката им, включително терминалите – четци на баркодове в спортните обекти, които са включени в програма MultiSport и MultiSport Kids;
– дружества, предоставящи платежни услуги – в случай че е необходимо да бъде осъществено плащане съгласно договор или закон;
– лица, предоставящи услуги, свързани с обслужването на ползвателите на карти MultiSport/ MultiSport Kids – например лицата, които отговарят на телефонната линия за въпроси от ползватели на карти (кол-център). Тези лица не получават достъп до данни, свързани с ползването на Вашата карта, а могат да проверят само дали е валидна за конкретния месец или друга базова информация. В случай че за да обработим Ваше запитване, Ние трябва да разгледаме Ваши данни, свързани с ползването на картата MultiSport/ MultiSport Kids, кол-центърът ни изпраща запитването и ние го обработваме вътрешно, в рамките на нашата организация;
– дружества, които предоставят на Бенефит Системс правни, счетоводни, консултантски и одиторски услуги – при необходимост част от данните Ви могат да бъдат разкрити на наши доставчици на счетоводни услуги за целите на отразяване на необходимата информация в счетоводните ни регистри или за целите на издаване на счетоводни документи или за целите на провеждане на финансов или друг одит. При необходимост на Бенефит Системс от правни услуги ние можем да разкрием ваши лични данни на наши доставчици на правни услуги;
– агенции за маркетингови проучвания – С цел подобряване на услугите и обслужването на Клиентите, понякога търсим обратна връзка от нашите Клиенти чрез провеждане на проучвания на удовлетвореността или други анкети, които извършване не повече от няколко пъти в годината чрез телефонни обаждания или чрез електронна поща на лицата за Контакт, посочени от Клиента. При обработване на резултатите от тези проучвания, Бенефит Системс обработва следните лични данни на лицата за контакт: основни данни: име, служебен имейл, данни за работодател. Бенефит Ситемс може да възложи проучването на удовлетвореността или провеждането на анкетата да се извърши и от агенция за маркетингови проучвания;
– тъй като Бенефит Системс е с част от международната група Бенефит Системс Group, Ваши лични данни може да бъдат разкрити на: Benefit Systems International SA., с адрес: Młynarska 8/12 01-194 Warsaw. Warsaw, Poland и Benefit System SA, Pl. с адрес: Europejski 2, 00-844 Warsaw, Poland. Причините за това могат да бъдат: предоставяне на административни, управленски или други услуги от дружество от групата на Нас (например IT поддръжка на някои софтуерни системи, които използваме);
– при необходимост на компетентни държавни органи при изпълнение на законови задължения, предвидени за Бенефит Системс, например на НАП за целите на данъчна отчетност.

4.2. Бенефит Системс не прехвърля или по друг начин обработва лични данни извън Европейското икономическо пространство.

5. Колко дълго обработваме лични данни и защо

5.1. Всички лични данни се обработват от Бенефит Системс за ограничен период от време. В зависимост от целта Бенефит Системс обработва лични данни, както следва:

5.1.1. Личните данни, свързани с конкретна карта MultiSport/MultiSport Kids, включително (първо, фамилно име, имейл, имейл, телефонен номер, година и месец на раждане за ползватели на MultiSport Kids), се съхраняват за срок от 18 месеца, след деактивиране на картата MultiSport/MultiSport Kids.

5.1.2.Личните данни, обработвани за целите на издаване на фактури и изпълнение на други наши законови задължения съгласно данъчното, счетоводното законодателство и други закони, могат да бъдат съхранявани за максималния законоустановен срок от 10 години (или друг срок, който бъде предвиден в закона) (чл. 38 от Данъчно-осигурителен процесуален кодекс, чл. 121 от Закон за ДДС, чл. 12 от Закон за счетоводството).

5.1.3. Личните данни, които се намират в счетоводни документи или регистри, както и лични данни, свързани с плащания от или към Бенефит Системс, се съхраняват в срока, посочен в предходната точка.

5.1.4. В случай на искове/претенции за нарушения от ползвателите на карти, компаниите клиенти и партньори, личните данни, свързани с конкретна карта MultiSport/MultiSport Kids на съответния ползвател, , се съхраняват и до изтичането на давностния срок за погасяване на тези искове/претенции. В общия случай максималният срок е 5 години, който срок се включва в срока за съхраняване на данъчна или счетоводна информация, посочен в преходните точки.

5.1.5. Обработването на данните за контакт с лицата за контакт, посочени в договорите с компаниите клиенти на Бенефит Системс, за целите на изпращане на актуална информация относно обектите, в които могат да се ползват карти MultiSport или MultiSport Kids, за промяна в Условия за ползване на карти MultiSport или MultiSport Kids или друга релевантна информация, се преустановява с прекратяването на договора за услуги с компанията клиент, при промяна от компанията клиент на лицето за контакт с клиента, при възразяване за обработване на лични данни за тези цели от субекта на данни.

5.1.6. Гласовите записи от телефонните разговори се съхраняват до 3 (три) месеца от осъществяването, а в случай на подадена жалба или възникнал спор, записът от проведеният разговор ще се съхранява за срока, необходим за окончателното решаване на възникналия спор;

5.1.7. Данните, получени във връзка с получени сигнал по реда на ЗЗЛСПОИН обикновено се съхраняват до приключване на последващите мерки. В общия случай данните от сигнала се изтриват след 6 месеца, след като производството е приключило окончателно, освен ако започването на по-нататъшни правни действия не изисква те да продължат да се съхраняват (напр. започване на административно, наказателно производство или дисциплинарно производство). Личните данни във връзка със сигнала ще бъдат изтрити от нас незабавно, ако преценим, че са необосновани. Сигнали, отнасящи се до нарушения, извършени преди повече от 2 (две) години ще бъдат незабавно изтрити.

6. Какви права имат лицата, чиито лични данни обработваме (субекти на данни) и как се упражняват тези права

6.1. Съгласно Общия регламент относно защитата на данните субектът на данни има следните права във връзка с обработването на личните му/й данни:

6.1.1. правото да оттегли съгласието си по всяко време, без да се засяга законосъобразността на обработването преди оттеглянето на съгласието, ако обработване на лични данни се базира на съгласие – може да се упражни, като субектът на лични данни се свърже с Бенефит Системс на посочените по-горе данни за контакт;

6.1.2. право на достъп до личните данни (т.е. да отправи запитване дали личните му/ѝ данни се обработват и да получи копие от обработваните данни, както и информация относно целта на обработването, на кого са или ще бъдат разкрити – чл. 15 от Общия регламент относно защитата на данните);

6.1.3. право на коригиране на личните данни (т.е. да поиска корекция на неточност в личните данни или допълване на непълни лични данни – чл. 16 от Общия регламент относно защитата на данните);

6.1.4. право на изтриване на личните данни (т.е. да поиска да се изтрият лични данни при условията на чл. 17 от Общия регламент относно защитата на данните, включително данни, по отношение на които няма основание за обработване или които са били обработени незаконосъобразно);

6.1.5. право на ограничаване на обработването на личните данни (т.е. да поиска личните данни да продължат да бъдат съхранявани, без обаче да бъдат обработвани по друг начин, при условията на чл. 18 от Общия регламент относно защитата на данните);

6.1.6. право на преносимост на данните (т.е. при условията на чл. 20 от Общия регламент относно защитата на данните да получи личните данни в структуриран, широко използван и пригоден за машинно четене формат и да поиска от Нас да прехвърлим личните данни към друг администратор, ако трансферът е технически възможен и другият администратор се съгласи да ги приеме);

6.1.7. право на възражение срещу обработването на личните данни за целите на директния маркетинг и на възражение срещу обработване на лични данни за целите на легитимните интереси на администратора при условията на чл. 21 от Общия регламент относно защитата на данните;

6.1.8. право на жалба до Комисията за защита на личните данни (адрес: София 1592, бул. Проф. Цветан Лазаров № 2) при нарушение на приложимо законодателство за защита на личните данни.

Горните права могат да се упражнят чрез писмено заявление, което отговаря на изискванията на Закона за защита на личните данни, изпратено до посочените по-горе данни за контакт с Нас, а правото на жалба – изпратено до Комисията за защита на личните данни.

7. Промени в настоящата политика

7.1. Ние ще преглеждаме и актуализираме настоящата политика редовно във връзка със законовите промени и усилията ни да подобрим нивото на сигурност на личните данни, които обработваме.

Последната версия на настоящата политика е от дата 10.01.2024 г.