Основните функционалности на платформата за управление на карти MultiSport.
Как да поръчвате и управлявате MultiSport картите за служители?
Как да поръчате и да управлявате MultiSport карти за придружители и деца.
Как да изтеглите фактура и къде да видите финансовата си информация.
Как да смените своята парола?
На Вашия имейл адрес ще получите линк към платформата и потребителско име.
Кликнете върху бутона в имейла и изберете парола по Ваш избор.
Паролата трябва да е с поне осем символа и да се състои от малка буква, главна буква, цифра и специален знак, например # @ или !
Можете да влезете в Клиентска зона по всяко време на clientzone.benefitsystems.bg, като Ви препоръчваме да използвате браузери, различни от Explorer, например Mozilla или Chrome.
Клиентският панел е отворен за нови поръчки до определена дата всеки месец. Можете да видите до коя дата имате възможност да поръчвате нови карти на всяка една страница от Клиентска зона, в следното каре:
След изтичането на този период, акаунтът Ви ще бъде заключен за поръчка на нови карти до 1-во число на следващия месец, но ще можете да правите активирате и деактивирате съществуващите карти.
Всички промени, които направите, ще бъдат отразени от първо число на следващия месец, когато ще видите и всички направени от Вас промени в системата.
1. Секция КАРТИ – в тази секция на платформата ще намерите информация за всички активни и неактивни карти към текущия месец. Менюто Карти се състои от два таба:
→ Активни карти – списък с всички активни MultiSport карти към текущия месец
→ Неактивни карти – списък с всички неактивни MultiSport карти към текущия месец
2. Секция ЗАЯВКИ – в тази секция на платформата може да правите поръчки на нови карти и да проследите промените, които ще влязат в сила от следващия месец. Менюто Заявки се състои от три таба:
→ Списък на новите карти – тук ще виждате новопоръчани карти, които ще бъдат активни от следващия месец
→ Деактивирани карти – тук ще виждате всички карти, които сте деактвирали от следващия месец
→ Активирани карти – тук ще виждате всички карти, които сте реактивирали за следващия месец
→ Преиздадени карти – тук ще виждате всички карти, които сте преиздали за следващия месец
Важно! Имайте предвид, че промените, които правите за активиране и деактивиране на карти, ще се визуализират на 1-во число следващия месец.
3. Секция Финансова информация – в тази секция на платформата ще намерите информация за дължимата сума по фактура за текущия месец.
4. Контакти и важна информация – тук ще намерите информация за контакт с нас, както и допълнителни инструкции за работа с Клиентска зона.
В секция „Карти“ ще намерите обобщена информация за броя активни карти през текущия и следващия месец.
1. Тук виждате датата, до която може да поръчвате нови карти за следващия месец.
ВАЖНО! След тази дата платформата ще бъде заключена за нови поръчки, но все още ще можете да активирате и деактивирате съществуващи карти.
2. Тук е представена обобщена информация за всички активни карти (служителски, придружителски и детски) за текущия месец.
3. Тук виждате информация за направените промени, които ще влязат в сила следващия месец. Бутон „информация за поръчката“ отвежда към раздел „заявки“, в който се намира детайлна информация за направените промени.
4. Тук ще видите обобщение на броя карти, които ще бъдат активни през следващия месец, както и разбивка по типове според направените промени.
За да поръчате нова карта, моля следвайте стъпките. Ако искате да поръчате много нови карти наведнъж, прочетете как тук.
1. От менюто изберете „Заявки“.
2. От Стъпка 1 изберете вида на картата и нейния модел на финансиране.
3. От Стъпка 2 въведете името и фамилията на служителя, както и идентификационен номер (ако е приложимо)*.
4. След като попълните данните, изберете бутона „Добави“. Ще откриете новодобавените продукти в полето отдолу: „Списък на новите карти“. Картата ще е активна, считано от 1-во число на следващия месец.
* Полето Идентификация не е задължително и служи за ваше улеснение – може да го използвате, за да сложите вътрешни ID кодове на служителите (ако има такива), за коментари, които ще ви помогнат на последващ етап за по-лесно филтриране и идентифициране на служители, за по-лесно разграничение на служители с дублиращи се имена. Имайте предвид, че това поле не се изобразява на пластиката.
** В случай че искате на картите да бъдат изписани и трите имена на служителя, моля, попълнете Презимето в полето Фамилия
Препоръчваме Ви имената на всички служители да са изписани само на кирилица или само на латиница. По този начин ще се избегне потенциално дублиране на карти вбъдеще.
Друг начин да поръчате карти е чрез импортиране на готов списък с имена.
За списъка има готов шаблон, който задължително трябва да ползвате. Важно е преди това да изберете дали планирате да поръчате виртуални карти или пластики. Изберете опцията от падащото меню.
След като изберете вида на картите, натиснете "Свали бланка за поръчка".
Това ще изтегли примерен файл, който ще се казва ImportEmployeeCards, с данните на един картодържател на компютъра Ви. Моля, променете файла с Вашите истински и коректни данни и го запазете. В зависимост от това дали сте заявили поръчка на дигитални карти или пластики, в таблицата ще има допълнителна колона, където да въведете имейлите на служителите.
След което се върнете в Клиентска зона и натиснете „Качете карти за служители от файл“
Изберете преди малко запазения файл
Платформата ще поиска допълнително да потвърдите импорта на файла. Трябва да натиснете зеления бутон "Прието".
По този начин можете наведнъж да заявите голям брой нови карти за служители, които ще се изобразяват в таба Списък на Новите Карти
Има няколко места в системата, където можете да отменяте Ваши действия.
Ако решите, че сте направили заявка за карта по погрешка, можете да я отмените oт меню Заявки, подсекция Списък На Нови Карти, в дясната част на лентата с името на служителя натиснете X и поръчката ще бъде моментално премахната.
Tова действие е активно до крайния срок на поръчка на карти, след това картата се отпечатва и няма възможност да бъде изтрита.
В главното меню КАРТИ виждате всички съществуващи карти за Вашия акаунт.
Можете да деактивирате карта, като кликнете на лилавия бутон ДЕАКТИВИРАЙ срещу съответното име.
Важно! Имайте предвид, че при деактивация на служителска карта, свързаните към нея допълнителни карти, също се деактивират. Деактивацията на картите влиза в сила от 1-во число на следващ месец.
Ако искате да деактивирате няколко карти наведнъж можете да го направите като селектирате лилавите бутони от ляво на „Деактивирай“, след което кликнете върху бутона Деактивирай Избраните най-горе в дясно.
Имайте предвид, че ако не натиснете бутона Деактивирай, а оставите само селектирани картите, промените няма да бъдат отразени.
! Имайте предвид, че при деактивация на служителска карта, свързаните към нея допълнителни карти също се деактивират. Деактивацията на картите влиза в сила от 1-во число на следващ месец.
Ако сте деактивирали съществуваща карта по грешка, в меню Карти, таб Активни карти, отново до името на служителя можете да кликнете на иконата за отмяна, което ще отмени заявката Ви за де-активация.
В случай, че имате неактивна карта, можете да я активирате, като в меню Карти, секция Неактивни карти, натиснете лилавия бутон АКТИВИРАЙ срещу съответното име.
Важно! Имайте предвид, че всички активации влизат в сила от 1-во число на следващия месец.
Ако желаете да отмените реактивация на карта, натиснете бутона „Отмени“ в секция “Карти“.
Важно е да знаете, че при промяна на продукт водещ е служителят, а не продуктът. Веднъж след като служител има карта MultiSport или MultiSport LITE – управлявате продуктите на едно място в секция Карти при името на служителя.
Разгледайте стъпките по-долу или вижте това кратко видео.
1) Влезте в Клиентска зона и изберете „Карти“ от менюто. Намерете името на картодържателя, за който трябва да се смени картата.
2) От възможните опции за действия по акаунта, трябва да изберете „Смени продукт“.
3) Потвърдете смяната на продукта от появилото се поле, избирайки опция „Да“.
4) Трябва да получите следното потвърждение в горния десен ъгъл:
5) За да видите картите със сменен продукт, трябва да отидете на „Заявки“ от менюто и да намерите полето „Карти със сменен продукт“. Там ще видите всички заявки за смяна на продукт, прилежащите сменени придружителски или детски карти, както и дали ще бъде издадена нова пластика.
ВАЖНО: Ако ползвателят за първи път сменя картата си и няма пластика за избрания продукт, то ще бъде издадена нова такава. Ако ползвателят вече е имал карта, вече създадената пластика ще бъде отново активна от първо число на следващия месец.
При смяната на вида карта за служител се деактивират и всички допълнителни карти (придружителски или детски). Затова е необходимо да се смени и видът допълнителни карти, за да продължат да бъдат активни и през следващия месец. Първо трябва да се смени продукта на служителя, а после и на придружители/деца, за да се появят бутоните „Смени продукт“.
Ако искате да проверите дали дадено лице има карта или да видите повече информация за определена карта, можете да търсите по име, фамилия, допълнителна идентификация и дори номер на баркода.
Отидете в Карти >> Впишете нужната информация в полето, показано в скрийншота по-долу >> Натиснете „Търсене“
Можете да изтеглите информация за всички активни или неактивни Ваши карти в Ексел. Влезте в секция “Карти“ и натиснете линка “Изтегли в Ексел“, което ще свали файла на компютъра Ви.
Експортираният файл на активни или неактивни карти съдържа следната информация:
– Име и фамилия на картодържателя
– Номер на баркода на картата на картодържателя
– Тип карта – служителска, придружителска или детска
– Модел на финансиране
– Дата на активация или деактивация
Всяка допълнителна карта за придружител е свързана със служителска такава. При деактивация на служителска карта, автоматично и картата за придружител се деактивира.
Ако при поръчка на нова служителска карта, искате да добавите и карта за придружител към този служител, в секция Заявки >> Списък на новите карти трябва да кликнете на бутона „Добави допълнителна карта“ срещу съответното име и да въведете коректните данни на придружителя.
При поръчка на карта за придружител към съществуваща служителска карта, добавянето става от меню Карти > Aктивни Kарти – бутона Добави Допълнителна Карта срещу съответното име на служителя.
ВАЖНО: Допълнителни карти за придружител могат да бъдат поръчани само към активни или новопоръчани карти на служители. Допълнителна карта за придружител може да бъде поръчана само към един служител и не може да прехвърляна.
Като кликнете върху името на придружителя, изскача прозорец, в който има информация към коя карта на служител e свързана картата на придружителя.
Допълнителната карта за придружител се изобразява под основната служителска карта.
При смяната на вида карта за служител се деактивират и всички допълнителни карти (придружителски или детски). Затова е необходимо да се смени и видът допълнителни карти, за да продължат да бъдат активни и през следващия месец. Първо трябва да се смени продукта на служителя, а после и на придружители/деца, за да се появят бутоните „Смени продукт“.
Всяка допълнителна карта за дете е свързана със служителска такава. При деактивация на служителска карта, автоматично и картата за дете се деактивира.
Ако при поръчка на нова служителска карта, искате да добавите и карта за дете към този служител, в меню Заявки >> Списък на новите карти трябва да кликнете на бутона „Добави допълнителна карта“ срещу съответното име, да изберете „Дете“.
Необходимо е да въведете име и фамилия на детето, както и месец и година на раждане. Тъй като картата за дете е предназначена за лица под 16 години, е необходимо родителят или настойникът на детето да даде своето съгласие за отпечатването на тази карта. Затова е необходимо да въведете имейл адреса на родителя / настойника в полето „Имейл“, на който ще му бъде изпратено съгласието за детската карта.
Важно! Имайте предвид, че заявката не може да бъде обработена преди да получим съгласието на родителя.
Може да добавите допълнителни карти за придружители и деца чрез импортиране на файл с имената на служителите, придружителите и децата.
За списъка има готов шаблон, който задължително трябва да ползвате. Отидете в секция „Карти“ и натиснете ‘Свали бланка за поръчка’.
По този начин ще изтеглите примерен файл с примерни данните на един картодържател и един придружител на компютъра Ви. Моля, променете файла с Вашите истински и коректни данни.
Тук трябва да обърнете внимание на няколко неща:
– Не може да добавите карти за придружител преди да сте добавили картите за служители;
– При импортирането на файла, имената на служителите във файла трябва да съвпадат с имената им в Клиентска зона, за да може системата да ги свърже;
– В случай че имената не съвпадат, платформата няма да позволи добавянето на допълнителни карти;
– Придружителските карти могат да бъдат в дигитален формат и пластики. Детските карти обаче са само във формат пластика.
Запазете файла и го качете, като кликнете върху опцията Качете Карти за Придружители от Файл. По този начин можете наведнъж да заявите голям брой нови карти за придружители.
Можете да изтеглите информация за всички активни или неактивни Ваши карти в Ексел. Влезте в секция “Карти“ и натиснете линка “Изтегли в Ексел“, което ще свали файла на компютъра Ви.
Експортираният файл на активни или неактивни карти съдържа следната информация:
– Име и фамилия на картодържателя
– Номер на баркода на картата на картодържателя
– Тип карта – служителска, придружителска или детска
– Модел на финансиране
– Дата на активация или деактивация
В секция „Финансова информация“ можете да намерите информация за сума по фактура, както и да изтеглите своите фактури.
1. Обобщена информация за периода – тук виждате данните за общата дължима сума по фактура, както и разделение на сумите за картите за служители, придружители, деца.
2. Изтегляне на фактури
За да изтеглите Вашата фактура, влезте секция Финансова информация >> Избери отчетен период >> Покажи
След като сте избрали отчетния период, за който желаете да свалите фактурата, натиснете бутон ‘‘Свали фактура“.
Обърнете внимание, че може да теглите фактури до 6 месеца назад. А след заключване на Клиентска Зона, може да изтеглите финансова информация за следващия месец.
3. Списък на карти за избрания период – списък на всички карти на базата, на които е изготвена фактурата
Ако желаете може да експортирате списъка в ексел чрез активния линк „Изтегли в ексел“
Информацията в списъка е структурирана по следния начин:
– Име – имената на картодържателя
– Карти – тип карта – на служител или придружител и последните цифри от баркода на картата
– Финансиране – това поле присъства само, в случай че имате различни модели на финансиране
– Допълнителни карти – тук ще е посочено броя на допълнителните карти за придружители към съответния служител
– Активна през % от месеца – картата е активна за целия календарен месец се изобразява 100%.
– Цена – цена на карта за текущия месец
– Сума по фактура – общата сума, дължима за служителя. При наличие на допълнителни карти към съответния служител, сумата е сбор от цената за служител и придружител/и.
В случай на забравена парола, влезте на clientzone.benefitsystems.bg и изберете бутон “Forgot password?”
Въведете потребителското Ви име (името на фирмата) в появилото се поле и натиснете бутона “Изпрати“.
Ще получите линк за смяна на парола на имейла, който сте предоставили за контакт. Отворете линка и въведете нова парола, която трябва да съдържа поне осем символа и да се състои от малка буква, главна буква, цифра и специален знак, например #, @ или !
Потвърдете паролата и влезте в платформата с новите Ви данни.